De fleste moderne virksomheder holder kontakten med kunderne gennem brugen af internettet: e-mail, sociale netværk og instant messengers. Dette letter i høj grad processen med at kontakte offentligheden, men forårsager også nogle problemer med sikkerhed og tillid. Svindlere kan bruge organisationens navn til at bedrage brugere. Derfor bør virksomhedsregnskaber se unikke ud og bekræfte officielle. Hertil bruges virksomheds-mailadresser med virksomhedens domæne. De tillader ikke kun at bekræfte, at denne kommunikationskanal fører direkte til organisationen, men understreger også dens seriøsitet og repræsentativitet.
Virksomhedsmail: definition og oprettelse
Hvis du tænker på, hvordan du opretter en virksomheds-e-mail, vil det være nyttigt først at forstå, hvad det er, og hvordan du kan løse problemet.
Corporate mail er et sådant system af elektroniske mailadresser, som administreres af virksomhedens administration,har et separat domæne i adressen efter @-tegnet og har visse dedikerede ressourcer til at drive forretning: en delt kalender, cloud-lagring, automatisk mailing. Sådanne e-mails giver andre muligheder, såsom at administrere medarbejderkonti, oprette dem og bruge korte og enkle postkasseadresser.
Mange hostere tilbyder deres egne firmaposttjenester til deres kunder. Du kan også oprette en mailserver ved at købe speciel hardware eller hoste den på en cloudserver. Men måske er den nemmeste og billigste måde at bruge tjenesterne fra store posttjenester fra Google eller Yandex.
Domæneregistrering
Den første ting at tænke på efter spørgsmålet "hvordan man opretter en virksomhedsmail med dit eget domæne" er at oprette dit eget domæne. Du kan gøre dette med særlige registratorer eller hostere, der lejer domænenavne. For at gøre dette skal du vælge, i hvilken zone dit domæne skal ligge. Nu er der et stort antal af dem: fra nationale (.ru,.ua,.de) og territoriale (.su,.eu) til dem, der er relateret til erhverv og interesser (.online,.run,.website,.club,.spil,.jobs). Der er mere end 1.000 forskellige zoner, og lejeprisen kan variere fra 100 til hundredtusindvis af rubler, afhængigt af zonens eksklusivitet og sjældenhed.
Desuden, hvis det ønskede domænenavn allerede er taget, kan du prøve at købe det, men så vil udstedelsesprisen være mindst flere titusindvis af rubler. Men det er det værd, hvis du også planlægger at oprette eller overføre et websted under dettedomæne.
Når det er lykkedes dig at oprette et virksomheds-mail-domæne, kan du tænke over mailserverens arbejde.
Mailservermotor med dit domæne
For at begynde at oprette e-mail skal du i det mindste forstå det grundlæggende i e-mailserveren.
Der kræves en mailserver for at sende og modtage e-mails. Den bruger specifikke domæneindstillinger til at etablere en forbindelse med modtagerens server. Disse indstillinger kaldes MX-poster og giver information til programmet, hvilke servere der accepterer indgående mail for et givet domæne. For at modtage beskeder kontakter serveren også afsenderens domæne og analyserer data fra SPF-poster, der angiver, hvilken server der kan bruge domænet til at sende beskeder. Domænet verificeres også ved tilstedeværelsen af en DKIM-nøgle, der bekræfter kildens sikkerhed.
Så dit domæne skal have korrekte MX- og SPF-værdier i DNS for at kunne arbejde med mailserveren. Der er et stort antal mailservere, men de mest tilgængelige, pålidelige og sikre er samtidig de mest populære - det er Google og Yandex-tjenester. Deres fordele er gratis hosting (permanent for Yandex og 2 uger for Google) af en mailserver til et domæne, professionel og rettidig support, konstant support i arbejdet med mail.
Hvordan opretter man en virksomhedsmail i Google?
Begynd at bruge virksomhedsmailfra Google er muligt efter registrering i en særlig tjeneste til erhvervslivet - G Suite. For at gøre dette skal du gå til servicesiden og angive følgende data:
- Virksomhedsnavn.
- Antal ansatte.
- Domænenavn (hvis det ikke er tilgængeligt, kan du registrere dig direkte fra servicesiden).
- Telefonnummer.
- Postadressen, du tjekker regelmæssigt.
Efter registrering får brugeren mulighed for yderligere at konfigurere virksomhedsmail.
Men først og fremmest skal du bekræfte ejerskabet af domænet. Det er praktisk, at Google bestemmer registratoren og giver ham anbefalinger til opsætning af DNS til bekræftelse. Dette kan gøres på 4 måder:
- Via TXT-post.
- Via CNAME.
- Via MX-registrering.
- Via HTML-kode på webstedet (hvis nogen).
Den første metode involverer tilføjelse af en TXT-kontrolpost i domænets DNS-indstillinger, som leveres af G Suite. Den anden og tredje metode adskiller sig kun fra den første med hensyn til typen af post. Og den fjerde kan kun gøres, hvis du har et websted: du skal oprette en side med et specifikt navn (sat af tjenesten) og tilføje den angivne bekræftelseskode til den.
Efter bekræftelse bliver virksomhedens mailindstillinger tilgængelige.
Google-mailindstillinger og funktioner
Google tilbyder mange forskellige avancerede indstillinger og funktioner, der kan tilpasses, som alle er bet alt. Bemærk venligst:
- Først forFor øget sikkerhed kan du aktivere funktioner som f.eks. enkeltlogon. Dette giver dig mulighed for at autorisere medarbejdere på mailkonti ved hjælp af en webside til at logge specifikt på disse personer. Eller for eksempel adgangskodestyring, som giver dig mulighed for at gendanne mistede eller ændre medarbejders adgangskoder. Samt administrere Google API, som gør det muligt at deaktivere tredjepartstjenester fra postkassen og drevet.
- For det andet kan du tilføje brugere til mailsystemet. For at gøre dette skal du klikke på "+"-ikonet i det tilsvarende panel og indtaste oplysninger om medarbejderen, angive en ny postadresse i dit system og indstille den originale adgangskode. Ved at bruge disse data vil han være i stand til at logge ind på sin virksomhedskonto.
- For det tredje kan du oprette aliasser for e-mail-adresser, hvis det er nødvendigt. Det vil sige, den anden adresser, hvorfra breve vil blive videresendt til den oprindelige.
- For det fjerde er der mulighed for at organisere grupper og masseudsendelser, som medarbejderne kan kommunikere med.
Ud over en e-mail-konto vil alle medarbejdere modtage mindst 30 GB diskplads, en synkroniseret kalender, en Google+ konto og adgang til alle Google-tjenester.
Hvordan opretter man virksomhedsmail i Yandex?
For at gøre dette skal du udføre næsten de samme trin som for Google-tjenesten. Du skal registrere et domæne i Yandex. Mail, bekræfte, at det tilhører dig (via html-koden og gennem MX-indstillingerne) og fortsætte med indstillingerne.
Der er en lille forskel -"Yandex" tilbyder brugeren at uddelegere sit domæne under kontrol af søgegiganten for at undgå manuelle DNS-indstillinger. Dette kan gøres via registratorens websted ved at følge de detaljerede instruktioner fra Yandex.
Når du har gjort alt dette, kan du begynde at lære om alle mulighederne for gratis mail til et domæne fra Yandex.
Indstillinger og muligheder for Yandex-mail
Den første ting, Yandex vil tilbyde at gøre, er at tilføje en DKIM-record for dit domæne, så e-mails kontrolleres mere effektivt for spam.
Det er også nemt at oprette konti for medarbejdere her: Indtast blot navn, adresse og indledende adgangskode. Disse oplysninger hjælper dig med at logge ind på din konto. Kontoadministration giver dig mulighed for at ændre personlige data, ændre adgangskoden og brugerstatus i virksomhedens system.
"Yandex" giver dig mulighed for at oprette op til 1000 postadresser, deres ejere kan bruge diskplads og andre tjenester som en normal bruger. Og administratoren kan oprette masseudsendelser og chats, adressealiasser og single sign-on.
Resultat
At tage det vigtige skridt at beslutte sig for at oprette en virksomhedsmail på vejen til at opbygge et repræsentativt og solidt team, der er anerkendt og ønsket at gøre forretninger med, er hvad enhver håbefuld virksomhed bør stræbe efter at opnå. Og det kræver ikke store investeringer: Brug af mailhosting hos de to største virksomheder inden for internetteknologier, kan du organisere dit eget firmapostsystem. Desuden, hvis begrænsningerne af det gratis "Yandex" er blevet håndgribelige for virksomheden, så er der mulighed for smertefri integration med den bet alte tjeneste G Suite, hvor disse mangler er fjernet.
