E-mail er på grund af det store antal fordele i forhold til papirbreve for længst blevet en af hovedtyperne for kommunikation. Men ligesom mange andre teknologiske innovationer har denne form for kommunikation sine egne regler. På trods af at kommunikation via internetmail er blevet en integreret del af mange områder af livet, vil de fleste brugere ikke være i stand til at svare på spørgsmålet om, hvad der er komponenterne i en e-mail.
E-mailstruktur fra brugerens synspunkt
E-mail-beskeder er både ens og meget forskellige fra papirbreve, som den ældre generation kender. Men uanset e-mail-tjenesten er e-mail-strukturen altid den samme. Lad os liste komponenterne i en e-mail og kort beskrive hver af dem:
- Felt "Til". Dette felt indeholder modtagerens adresse. Hvis der er flere modtagere, skal du adskille dem med et semikolon.
- Feltet "Emne". I mange posttjenester anses det for obligatorisk. Og det vil være nemmere for brugerne at finde bogstavet, hvis emnet er korrekt angivet i det.
- Brevets brødtekst. E-mailens brødtekst indeholder hovedteksten.
Skjulte e-mail-komponenter
Vi har set på brevets synlige struktur. Men ud over elementer, der er synlige for det blotte øje, kan følgende felter også henføres til komponenterne i en e-mail:
- fra hvem (dette felt udfyldes automatisk);
- kopi (udover hovedmodtageren sendes en kopi af brevet til en anden);
- blind kopi (bruges hvis en kopi af brevet skal sendes uden at informere hovedadressen);
- vedhæftede filer.
E-mail-komponenter fra et teknisk synspunkt
Fra et teknisk synspunkt indeholder enhver e-mail også følgende komponenter:
- Overskrifter, eller, som de også kaldes, konvolutter af SMTP-protokollen. Disse overskrifter er muligvis inkluderet i e-mailens brødtekst. Det vil sige, at en situation er mulig, når mailserveren har flere oplysninger, end der er angivet i meddelelsesteksten. Overskriften indeholder adresserne på afsenderen, modtagerne og adressen på den afsendende vært.
- Selve beskeden, som er på sproget for SMTP-protokollerkaldet Data. Det er til gengæld opdelt i:
- hoved på brevet - analogt med papirpost indeholder det data om de mailservere, som brevet gik igennem, og nogle andre oplysninger;
- brødteksten - selve brevets tekst.
E-mailstruktur til virksomhedskorrespondance
Hvis vi hidtil har t alt om strukturen af en e-mail fra et teknisk synspunkt, lad os nu se på elementerne i en velskrevet e-mail til forretningskorrespondance, fordi enhver virksomhed med respekt for sig selv forsøger at overholde med almindeligt accepterede standarder for kommunikation.
Selv om der er et stort antal forskellige klassifikationer af elektroniske meddelelser, er de opdelt i to grupper i henhold til designstrukturen. Den første gruppe er kommunikationsbreve, de bruges i arbejdet. Den anden er enighedsbreve: beskeder, der opsummerer mødet, angiver deadlines for afslutningen af arbejdet og andre vigtige aspekter for at afklare de handlinger, der kræves fra hver af parterne.
Lad os liste komponenterne i hver type e-mail separat.
Brevkommunikation
Dens struktur skal omfatte:
- E-mailens emne. I dette felt er det bedst at angive præcis, hvad du forventer af værten, såsom at aftale et mødetidspunkt, en liste over spørgsmål, der skal overvejes, og så videre.
- Hilsen. Selvom brevet planlægges sendt til flere personer,forretningskommunikationens etik indebærer en obligatorisk hilsen fra adressater.
- Beskedindhold. Selve teksten i e-mailen, som beskriver anmodningen så specifikt som muligt.
- Virksomhedssignatur. Et punkt, som mange mennesker glemmer. En korrekt sammensat signaturskabelon indeholder forfatterens fulde navn og stilling, dennes kontaktoplysninger (telefonnummer, links til virksomhedens hjemmeside, e-mail osv.). Signaturen kan variere afhængigt af de regler og bestemmelser, der er vedtaget af organisationen.
- Felterne "Til" og "Cc". De er angivet sidst af en grund - ved at udfylde dem sidst, vil du udelukke muligheden for at sende en ufærdig eller ubekræftet besked.
Aftalebrev
Som nævnt ovenfor bruges denne type elektronisk besked til at opsummere resultaterne af mødet, angive handlingsplanen for hver side og fastsætte deadlines. Sådanne breve er en slags "protokol" for møder og giver dig mulighed for bekvemt at strukturere information. Et bogstav af denne type er bygget efter planen:
- Hilsen. Hvis antallet af deltagere i mødet opsummeret i brevet var lille, kan du angive alle ved navn eller bruge en generaliseret type hilsen.
- Gentag formålet med mødet, hvis resultater er opsummeret i brevet.
- Liste over emner, der blev diskuteret under mødet. For hvert emne er aftaler, beslutninger og deadlines for implementering angivet.
- Liste over problemer, der ikke kræver en hurtig løsning, men som ikke bør overses.
- Afklaring af mødedeltagernes mening - er alt taget i betragtning?
- Skabelonsignatur.
