Outlook-klient og mail er et af de mange programmer og tjenester skabt af Microsoft. De giver brugerne mulighed for at sende, modtage e-mails og organisere deres arbejdsdag ved hjælp af en indbygget organisator. For at få mest muligt ud af alle de funktioner, der er indlejret i programmet, skal det konfigureres.
Tilføjelse af en postkasse til Outlook 2007
Dette er den vigtigste indstilling i mailprogrammet, fordi det er ubrugeligt uden en e-mail tilsluttet. For at konfigurere Outlook, som det skal, skal du følge følgende algoritme:
- Vælg "Service" i menulinjen.
- I rullemenuen skal du klikke på underpunktet "Kontoindstillinger".
- I fanen "E-mail" skal du klikke på knappen "Opret …".
- I vinduet "Tilføj konto" skal du indtaste login og adgangskode fra den postkasse, der er registreret på Hotmail.
- For at konfigurere adgang til andre mailserveremarker afkrydsningsfeltet ud for linjen "Konfigurer manuelt …", og klik på "Næste".
- Vælg "Internet-e-mail".
- Udfyld alle linjer, vælg protokol for indgående beskeder.
- Klik på knappen "Flere indstillinger".
- I den tredje fane skal du markere afkrydsningsfeltet ud for "SMTP-server kræver …".
- I den sidste fane skal du indtaste portnumrene og den anvendte type SSL eller TSL-kryptering.
- Klik på knappen "Tjek konto" for at kontrollere, om indstillingerne er korrekte.
- Klik på "Næste" og "Udfør" for at fuldføre opsætningen.
Oprettelse af signaturer til beskeder
Denne mulighed giver dig mulighed for at indsætte enhver standardtekst i hvert sendt brev: ønsker, kontakter eller firmanavn. Microsoft Outlook 2007 giver dig mulighed for at oprette flere sådanne poster og forbinde dem til specifikke postkasser. Der er to måder at kalde vinduet til oprettelse af en ny signatur. Den første er som følger:
- På værktøjslinjen skal du klikke på knappen "Opret".
- I vinduet, der åbnes, skal du gå til fanen "Indsæt".
- Tryk på knappen "Signatur", og vælg underpunktet "Signaturer".
For at oprette en signatur på den anden måde, skal du bruge:
- Gå til menuen "Service", vælg underpunktet "Valgmuligheder".
- I vinduet, der åbnes, skal du gå til fanen "Besked" og klikke på knappen "Signaturer".
Oprettelse af en ny signatur udføres i henhold til følgende algoritme:
- Klik på venstre museknap på knappen "Opret". Indtast navnet på den fremtidige tekst i det nye vindue.
- I den nederste halvdel af hovedvinduet skal du indtaste den påkrævede tekst og formatere den ved at bruge panelet med samme navn over tekstfeltet. Du kan også indsætte ethvert billede, visitkort eller link til et html-dokument.
Sådan indstilles Outlook 2007 til automatisk at indsætte en signatur i en besked
For at aktivere denne funktion skal du:
- Vælg navnet på den ønskede indsats i listen til venstre.
- I den højre liste skal du vælge, hvilken konto der skal bruge den, og i hvilke tilfælde den vil blive indsat (nye beskeder eller et svar på et sendt brev).
Dette fuldender metoden til opsætning af automatisk signaturindsættelse i Outlook.
Autosvar på beskeder
Denne funktion giver dig mulighed for at besvare indgående e-mails fra specifikke eller andre afsendere med en forudforberedt post. For at oprette den skal du bruge:
- I menuen "Filer", vælg "Opret" og "Besked" eller brug "genvejstasten" Ctrl + N.
- I vinduet, der åbnes, skal du indtaste al den nødvendige tekst.
- Gem som.oft (Outlook-skabelon) ved hjælp af kommandoen Gem som…
Algorithmen til opsætning af autosvar i Outlook 2007 er som følgermåde:
- Blandt hovedmenuerne skal du vælge "Service" > "Regler og advarsler".
- I et nyt vindue skal du klikke på LMB på knappen "Ny…".
- I den første "Regelguide"-dialogboks skal du vælge linjen "Kontroller meddelelser ved modtagelse" og klikke på "Næste".
- I den anden dialogboks i "Wizard" skal du markere feltet "Kun adresseret til mig" og klikke på "Næste" igen.
- I det tredje vindue skal du markere afkrydsningsfeltet "Svar med den angivne skabelon." I "Trin 2"-blokken skal du klikke på ordene fremhævet med blåt og vælge en forudoprettet fil med filtypenavnet.oft.
- I det fjerde vindue skal du angive undtagelser for autosvar.
- I det sidste vindue skal du indtaste navnet på reglen og sætte et flueben ud for "Aktiver reglen" for at starte dens arbejde.
For at ændre eller slette den oprettede regel skal du klikke på knapperne med samme navn i vinduet "Regler og meddelelser". Dette er måden at konfigurere automatisk svar i Outlook 2007.
Tidsændring
Udover mulighederne for at arbejde med mail, indeholder Outlook en organizer med en kalender. Nogle gange viser arrangøren klokkeslættet i det 12-timers format, der er vedtaget i USA. Der er ingen integreret måde at indstille tiden i Outlook til det sædvanlige 24-timers format, fordi programmet afhænger af Windows OS-indstillingerne. For at ændre dem skal du bruge:
- Gå til "Kontrolpanel", og gå til "Regionale og sproglige indstillinger" eller "Sprog" for Windows 8.
- For WindowsXP: "Indstillinger" > "Tid"-fanen> vælg tidsformatet tt:mm:ss tt eller TT:mm:ss for henholdsvis 12- og 24-timers tid.
- For Windows 7: første fane > "Flere muligheder"-knap > "Tid". Indtast eller vælg værdierne fra det første trin i de tilsvarende linjer.
- For Windows 8: "Sprog"> "Skift datoformat osv." > "Yderligere parametre"> "Tid".
- Tryk på "OK" for at gemme indstillingerne.
Dette fuldender tidsindstillingen.
Alerts
En e-mail-klient, der ikke giver sin bruger besked om nye beskeder, er et ubrugeligt sæt smukke vinduer. Det er nemt at opsætte alarmer i Outlook efter behov. For at gøre dette skal du bruge:
- Åbn vinduet "Options" og klik på knappen "Mail Options" på den første fane.
- I dialogboksen skal du klikke på "Flere muligheder".
- I det nye vindue i blokken "Når en ny besked modtages i mappen Indbakke" afkryds de ønskede former for notifikationer.
- For at ændre parametrene for pop-up-meddelelsen på "Desktop", klik på knappen "Indstillinger for meddelelser på skrivebordet …". Du kan ændre dens gennemsigtighed og visningstid.
Der er lige så mange måder at konfigurere forskellige funktioner i Outlook på, som der er dem selv. Men denne procedure er enkel nok for en normal bruger at håndtere.
