De fleste almindelige brugere arbejder med e-mail direkte på siden. Funktionaliteten er nok til at oprette og modtage e-mails. Men hvad hvis du har brug for at sende det samme brev til et stort antal mennesker, du skal sende en bestemt besked på et bestemt tidspunkt, fortsætte med at sende breve uden deltagelse af en person, mens han soler sig på stranden på ferie? I sådanne tilfælde kommer alle former for programmer og tjenester til automatisk mailing til undsætning. De adskiller sig i funktionalitet, bet alt / gratis, funktioner i arbejdet og mange andre faktorer, men det, der forener dem, er, at de ikke har brug for en persons konstante tilstedeværelse for at arbejde. E-mails kan sendes 24 timer i døgnet med forskellige justerbare intervaller.
Hvorfor har vi brug for nyhedsbreve?
Meningen om, at hjemmesiden er det vigtigste og mest effektive marketingværktøj, er langt fra sandheden. De fleste af køberne af et produkt eller en tjeneste på en enkeltat besøge en webside er endnu ikke klar til at træffe en købsbeslutning. Årsagerne kan være forskellige, og ikke i sidste ende er banal glemsomhed. Kunder kan simpelthen ikke huske at have set noget, der fangede deres opmærksomhed. Nogle potentielle købere skal gentagne gange mindes om sig selv, indtil de endelig foretager et køb. Og den automatiske e-mail, der sendes ud, fungerer som en sådan påmindelse.
Muligheder for e-mailklienter og tjenester
Der er mange programmer og tjenester til automatisk forsendelse af korrespondance, både bet alt og gratis. Deres funktionalitet er ikke begrænset til at sende breve uden menneskelig indgriben, dens muligheder er meget bredere:
- Før masseforsendelser kan effektiviteten af breve testes på en udvalgt gruppe brugere ved at studere statistikkerne for afsendelse og levering af disse breve, kundernes aktivitet efter at have modtaget dem.
- Tjenester giver dig mulighed for regelmæssigt at opdatere listen over abonnenter ved at behandle servicemeddelelser om leveringsfejl. Systemressourcer spildes således ikke på ubrugelig forsendelse til adresser, der ikke længere eksisterer.
- Statistiske data om linkklik i e-mails vil hjælpe med at evaluere effektiviteten af en annoncekampagne.
- Indbygget teknologi til at bestemme abonnenternes placering vil give dig mulighed for at vælge breve til forsendelse baseret på geografi.
- Basisen til afsendelse af breve kan genopfyldes på forskellige automatiske måder, f.eks. ved at scannewebsteder på nettet.
Automatiske svar på breve er også konfigureret. Dette vil være nyttigt, for eksempel, når du rejser. Den, der har skrevet det, kan oplyses om, at brevet er modtaget, men svaret på det vil være ved retur efter nogen tid. Hvis der er sket en ændring i mailadressen, så er det meget nemt at modtage post sendt til den gamle adresse - bare opsæt videresendelse. Men hvordan informerer man alle dem, der skriver, at den gamle adresse ikke længere er relevant, og næste gang er det bedre at skrive direkte til en anden? Og automatisk skrivning vil hjælpe med dette.
Sådanne programmer har norm alt typiske brevskabeloner, der nemt kan ændres, så de passer til dine behov. Takket være alt dette giver automatisk mailing dig mulighed for at promovere varer og tjenester med minimal tid og penge brugt på annoncering, behandling og analyse af korrespondance.
Send hvad?
De mest populære breve er hilsner (for eksempel efter registrering på ressourcen) og taknemmelighed (for eksempel for en perfekt ordre eller langsigtet samarbejde med en virksomhed).
Hilsen er de mest læste breve. Folk er vant til at se dem, de fleste af dem åbner dem på jagt efter nogle nyttige eller interessante oplysninger.
Taknemmelighedsbreve kan indeholde oplysninger om ordren, leveringsmetoden, forskellige kampagner og rabatter til faste kunder. Alt dette tiltrækker folk, og sådanne breve bliver som regel også læst eller i det mindste tilfældigt set igennem.
Automatisk skrivning kantilbyde produkter relateret til dem, som en person har købt, eller som han var interesseret i. Breve giver dig mulighed for at lykønske, f.eks. tillykke med fødselsdagen, give et individuelt fordelagtigt tilbud.
For at arbejde med komplekse kundeproblemer er der selvfølgelig allerede brug for specialister. Men enklere problemer, takket være automatiske breve, kan løses døgnet rundt og dagligt, når brugerne har brug for dem.
Blandt alle de mange forskellige programmer og tjenester er Microsofts Outlook-program velkendt, så metoderne til at oprette mailinglister, automatiske svar og videresendelse af visse breve til andre adresser vil blive overvejet ved at bruge dets eksempel.
Nyhedsbrev
For at sende et brev til en stor gruppe mennesker, er der ingen grund til manuelt at tilføje dem til mailinglisten hver gang. For at gøre dette kan du oprette en mailingliste. På fanen "hoved" i programmet skal du vælge punktet "opret en kontaktgruppe", derefter angive et navn til denne gruppe og tilføje medlemmer til den. Deltagerlisten og gruppens navn, om nødvendigt, redigeres eller slettes fuldstændigt. Den samme kontakt kan indgå i et vilkårligt stort antal brugergrupper, til hvilke der vil blive udført automatisk forsendelse. Dette sparer en masse tid.
Automatisk skrivning: sådan gør man
Nogle gange er det nødvendigt at sende et automatisk brev på et nøje defineret tidspunkt og i fravær af afsenderen selv ved computeren. Automatisk afsendelse af e-mails i Outlook giver dig mulighed for at gøre netop det. Du bør skrive et almindeligt brevvedhæft de filer, du ønsker, til den, angiv modtager(e) eller postliste, og gå derefter til menusektionen "indstillinger". Længere i dette afsnit vælges punktet "udskydelse af levering", og derefter - "lever ikke før". Derefter konfigureres alle de nødvendige parametre, inklusive datoen og tidspunktet for afsendelsen af brevet, tilstedeværelsen eller fraværet af levering og læste meddelelser osv.
Efter at have specificeret alle de nødvendige data, send en e-mail. Det vil blive gemt i mappen med sendte breve, men det vil faktisk kun gå til modtageren på den angivne dag og time. Det er vigtigt, at computeren på dette tidspunkt er tændt, programmet kører på den, og der er også en internetforbindelse. Hvis disse betingelser ikke blev oprettet på det rigtige tidspunkt, vil automatisk afsendelse af breve ske på det tidspunkt, hvor de endeligt er opfyldt. Det er ikke særlig praktisk, men du kan ikke gøre noget ved det.
Videresend automatisk Outlook-e-mails
Der er to måder at sende breve fra den første adressat til andre - videresendelse og omdirigering. Videresendte breve udmærker sig ved tilstedeværelsen af forkortelsen FW i emnet, og modtageren ser fra hvilken adresse brevet oprindeligt er sendt, og hvorfra det senere er blevet videresendt til ham. Omdirigeringen er ikke mærkbar for modtageren, han ser brevet som sendt af den første afsender.
Videresendelseskontrol
Du kan konfigurere enten videresendelse af absolut alle beskeder eller oprette regler for, hvad og hvornår der skal videresendes. I dette tilfælde gemmes videresendte beskeder i mappen"Indbakke". Programmet analyserer det sendte brev, og hvis det opfylder betingelserne specificeret i reglerne, udfører det handlingen specificeret af denne regel. Dette kan ikke kun være automatisk videresendelse af breve eller et svar på dem, men også at flytte det til en bestemt mappe, dvs. sortering, sletning osv.
For at oprette regler for behandling af indgående korrespondance skal du vælge punktet "regler" på programmets hovedfane. I menuen "administrer regler og advarsler" er algoritmerne til behandling af modtagne breve allerede konfigureret direkte.
Forward Deny
Nogle e-mails kan ikke videresendes - dette sker, når afsenderen har placeret beskyttelse på den e-mail, de sender, hvilket forhindrer modtageren i at dele disse oplysninger med andre. En sådan begrænsning fjernes kun af afsenderen, modtageren vil ikke være i stand til at gøre dette på nogen måde.
Også i virksomheder kan systemadministratoren sætte deres egne regler, der begrænser eller forbyder fuldstændig videresendelse af breve uden for virksomhedens netværk, og nogle gange endda inden for det. Dette gøres for at beskytte virksomhedsoplysninger.
Autosvar
Hvis modtageren er fraværende på grund af en forretningsrejse, ferie, sygdom eller af anden grund, kan automatiske svar på breve sættes op. Hvis posten er placeret på en firmaposttjeneste, kan du også oprette forskellige svar på breve, der kommer fra andre medarbejdere i virksomheden, og på dem, der modtages udefra.
For at aktivere denne funktion skal du i programmenuen i "fil"-sektionen vælge "auto-svar", hvor du skal vælge "send auto-svar". I dette afsnit er teksten til brevene skrevet, og den periode, hvor disse svar vil blive sendt, er angivet. Hvis brugeren er online inden udgangen af denne periode, vil han blive bedt om at deaktivere funktionen.
I gyldighedsperioden for autosvar kan du indstille postbehandlingsregler, for eksempel for at videresende dem til andre medarbejdere i virksomheden, som kan løse problemer, der er opstået osv.
Detaljeret hjælp er tilgængelig i programmet, samt værktøjstip til at hjælpe med at undgå almindelige fejl, når du arbejder med det.
